Conditions & modalités de service.

3. Acceptation

• 3.1 Adhésion : Demander une soumission, l’accepter dans le Portail, émettre un bon de commande ou utiliser le site emporte l’adhésion à ces conditions et à la politique de paiement.
• 3.2 Autorité : La personne qui accepte au nom d’une organisation déclare avoir le pouvoir de la lier, au sens du Code civil du Québec.
• 3.3 Primauté : Ces conditions l’emportent sur les conditions d’achat du Client, sauf une dérogation écrite au recto de la soumission de MÉDAXIA.
• 3.4 Soumission acceptée : En cas d’écart entre une page du site et la soumission acceptée, la soumission acceptée fait foi pour cet événement. La grille publiée fait foi pour tout élément qui n’y est pas précisé.

4. Forfaits et add-ons

• 4.1 Six forfaits de base :
  • Éco — petits événements à budget restreint; environ 40,00 $ CA / h par intervenant; un intervenant PR 1, PR 2 ou PR 3. La trousse DEA est incluse.
  • Essentiel — réunions et rassemblements communautaires; 48,00 $ CA / h par intervenant; un intervenant PR 1 ou PR 2. Les trousses DEA, Voies aériennes et Thermique sont incluses.
  • Sport — tournois et compétitions scolaires; 55,00 $ CA / h par intervenant; un intervenant PR 3 ou étudiant SPU. Les trousses DEA, Trauma, Soins sportifs et Voies aériennes sont incluses. C’est le forfait le plus demandé.
  • Pro — sports à contact et festivals intermédiaires; 60,00 $ CA / h par intervenant, pour une équipe de deux dont un chef. Toutes les trousses médicales sont incluses, ainsi que les radios, la signalisation et l’éclairage LED. Restent en supplément la tente médicale, la patrouille à vélo et les services d’administration.
  • Élite — événements d’envergure et courses d’endurance; 66,00 $ CA / h par intervenant; deux à trois intervenants avancés. Comprend tout le forfait Pro, plus la tente médicale et la patrouille à vélo. Les services d’administration restent en supplément.
  • Sur-Mesure — festivals de plusieurs jours, tournages et dispositifs particuliers. L’équipe et le prix de la main-d’œuvre sont confirmés après lecture du site. Aucune option n’est incluse d’office; celles qui sont cochées sont facturées à part.
• 4.2 Trois familles d’options : Matériel et trousses médicales; logistique et terrain; services et administration. Une coche sur la fiche du forfait signifie que l’option est déjà dans le prix. Une croix signifie qu’elle n’est pas incluse, mais qu’elle peut être ajoutée.
• 4.3 Matériel et trousses, à la journée : Trousse DEA, 35,00 $; Trousse Trauma, 40,00 $; Trousse Soins sportifs, 40,00 $; Trousse Voies aériennes, 30,00 $; Trousse Thermique, 25,00 $; Trousse Pédiatrie et maternité, 35,00 $; Trousse Brûlures et ophtalmique, 22,00 $.
• 4.4 Logistique et terrain, à la journée : Tente médicale, 85,00 $; Patrouille vélo, 65,00 $; Éclairage LED de terrain, 30,00 $; Radios de communication, 25,00 $; Signalisation de sécurité, 22,00 $.
• 4.5 Services à l’événement, et une option à l’heure : Plan d’urgence / PUM, 135,00 $ par événement; Bilan statistique, 40,00 $ par événement; Briefing sécurité, 45,00 $ par événement. Ces trois montants ne se multiplient pas par le nombre de journées. L’option heure flexible est à 45,00 $ / h.
• 4.6 Options incluses : Une option marquée « inclus » est couverte par le prix du forfait. Elle n’est pas facturée une seconde fois, ni à la journée ni au forfait.
• 4.7 Options choisies : Une option non incluse n’est facturée que si le Client la sélectionne dans la soumission, ou l’ajoute ensuite par écrit.
• 4.8 Prix modifiables pour l’avenir : MÉDAXIA peut ajuster la grille pour les nouvelles demandes. Une soumission déjà acceptée conserve les prix qui y figurent, sous réserve de l’article 7 si un élément n’est pas livré.

5. Immobilisation

• 5.1 Planche dorsale : Toutes les trousses d’immobilisation utilisent exclusivement la planche dorsale et le matériel de terrain.
• 5.2 Sans civière mécanique : MÉDAXIA ne fournit pas de civière mécanique, de civière rigide de transport ni de brancard à roulettes dans ses forfaits ou ses options.
• 5.3 Ce que le Client ne doit pas présumer : La mention d’une trousse Trauma, de soins sportifs ou d’immobilisation dans un forfait ne comprend ni une civière, ni une ambulance, ni un transport vers l’hôpital.
• 5.4 Relais public : Lorsqu’un transport est nécessaire, le patient est préparé sur la planche dorsale ou le matériel de terrain, puis remis aux ambulanciers publics selon l’article 9.

6. Disponibilité du matériel

• 6.1 Engagement de fourniture : MÉDAXIA prépare le matériel inclus dans le forfait et les options acceptées, inspecté avant le départ pour l’événement.
• 6.2 Cas exceptionnel : Un équipement peut, exceptionnellement, ne pas être disponible au moment de l’événement, notamment en cas de rupture chez un fournisseur ou de maintenance technique urgente.
• 6.3 Avis avant l’événement : Dès que l’indisponibilité est connue, et dans tous les cas avant la tenue de l’événement, MÉDAXIA en informe le Client par écrit, par le Portail ou par courriel, et par téléphone si l’événement est à moins de quarante-huit (48) heures.
• 6.4 Contenu de l’avis : L’avis nomme l’élément manquant, dit s’il était inclus ou en supplément, propose un remplacement disponible et indique le crédit calculé selon l’article 7.
• 6.5 Découverte sur place : Si le manque est constaté à l’arrivée, avant l’ouverture au public, le chef d’équipe en avise immédiatement le responsable désigné par le Client. Une confirmation écrite suit le jour même.
• 6.6 Aucun silence : MÉDAXIA ne laisse pas le Client découvrir l’absence d’une option promise au moment où le public est déjà sur le site, lorsque le manque était connu avant le déploiement.

7. Ajustement du tarif

• 7.1 Réduction, jamais une surfacturation : Si un ou plusieurs éléments d’un forfait ou d’une option ne peuvent pas être fournis, le prix hors taxes de la soumission est réduit. Le Client ne paie pas un équipement qu’il ne reçoit pas.
• 7.2 Base de calcul : Le crédit correspond à la valeur de l’élément manquant dans la grille tarifaire officielle : prix à la journée multiplié par le nombre de journées d’option, ou prix forfaitaire s’il s’agit d’un service fixe.
• 7.3 Élément inclus dans le forfait : Même si l’option n’apparaissait pas comme une ligne séparée, sa valeur officielle est tout de même déduite du forfait, afin que l’économie promise ne masque pas un manque.
• 7.4 Élément commandé en supplément : La ligne est retirée en entier, quantité comprise. Aucun frais de mise en route n’est conservé sur une option non livrée.
• 7.5 Livraison partielle : Si seule une partie utile d’une trousse manque et qu’aucun prix distinct n’existe, les parties conviennent d’une part du prix officiel de cette trousse. À défaut d’accord, la ligne entière est créditée.
• 7.6 Taxes : La TPS et la TVQ sont recalculées sur le nouveau sous-total. Le crédit porte aussi sur les taxes déjà facturées sur l’élément manquant.
• 7.7 Choix du Client : Après l’avis, le Client peut accepter l’ajustement ou remplacer l’élément manquant par une autre option disponible. L’écart de prix est porté au crédit ou ajouté à la facture, selon le cas.
• 7.8 Délai de réponse : Le Client confirme son choix par écrit avant l’événement. Sans réponse douze (12) heures avant le début prévu, l’ajustement à la baisse s’applique et MÉDAXIA se déploie sans l’élément manquant.
• 7.9 Main-d’œuvre inchangée : Le retrait d’une trousse ou d’une tente ne réduit pas, à lui seul, le nombre d’heures ni le nombre d’intervenants prévus au forfait, sauf accord écrit.

8. Services cliniques

• 8.1 Ce qui est fait sur place : Évaluation, premiers soins, surveillance et coordination avec la sécurité du site, dans les limites de la certification des intervenants affectés au forfait.
• 8.2 Obligation de moyens : MÉDAXIA est tenue à la diligence et à la prudence conformes aux standards préhospitaliers reconnus. Elle n’est pas tenue à une obligation de résultat sur l’issue médicale d’un patient.
• 8.3 Ce qui n’est pas un forfait : Le tarif horaire ne comprend pas, à lui seul, les options à croix, le transport ambulancier public, l’hébergement hors zone ni les heures au-delà du bloc accepté.

9. Réseau 911

• 9.1 Service privé : MÉDAXIA ne remplace pas le 911 ni les services ambulanciers publics régis par la Loi sur les services préhospitaliers d’urgence (RLRQ, c. S-6.2).
• 9.2 Relais : Devant une condition qui exige l’hôpital, l’équipe stabilise sur place, appelle le 911 et transfère le patient aux ambulanciers publics au point convenu.
• 9.3 Frais publics : Les frais d’ambulance publique ou d’hôpital demeurent à la charge du patient ou de ses assurances, et non du forfait de l’Organisateur.

10. Soumissions

• 10.1 Validité : Une soumission est valide trente (30) jours civils, sous réserve des équipes encore libres au moment de la confirmation.
• 10.2 Base déclarée : Le prix repose sur l’achalandage, la durée, le type d’activité, le forfait et les options déclarés par le Client.
• 10.3 Estimation en ligne : Le montant affiché dans le formulaire est indicatif. Il devient ferme seulement lorsque la soumission officielle est émise puis acceptée.
• 10.4 Dernière minute : Une demande à moins de sept (7) jours peut comporter des frais de mobilisation de 15 % si des effectifs doivent être rappelés d’urgence. Ces frais sont écrits dans la soumission avant l’acceptation.

11. Réservation

• 11.1 Formation du contrat : La date n’est bloquée qu’après l’acceptation de la soumission et la réception de l’acompte de 30 %, ou d’un bon de commande officiel pour le secteur public.
• 11.2 Options comprises dans l’acompte : Le 30 % se calcule sur le total accepté, forfait et options comprises, taxes en sus selon la politique de paiement.
• 11.3 Dates encore libres : Tant que ces deux conditions ne sont pas remplies, les équipes peuvent être attribuées à un autre organisateur.

12. Effectifs

• 12.1 Équipe du forfait : Éco, Essentiel et Sport prévoient un intervenant. Pro prévoit deux personnes, dont un chef d’équipe. Élite prévoit deux à trois intervenants avancés. Sur-Mesure précise l’équipe dans la soumission.
• 12.2 Bloc minimal : Chaque journée déployée compte au moins quatre (4) heures consécutives.
• 12.3 Effectif différent : Si le Client demande plus ou moins de personnel que la fourchette du forfait, le prix horaire publié ne change pas automatiquement. L’écart est confirmé par écrit dans la soumission.
• 12.4 Achalandage plus élevé : Si la foule réelle dépasse de plus de 25 % le chiffre déclaré, MÉDAXIA peut exiger des effectifs additionnels au tarif du forfait pour garder un dispositif sûr.

13. Site et accès

Au moins soixante (60) minutes avant l’ouverture au public, l’Organisateur fournit gratuitement :

• 13.1 Poste : Un emplacement plat, stable, drainé et éclairé pour le poste ou la tente, lorsqu’elle est incluse ou commandée.
• 13.2 Utilités : Une prise 120 V / 15 A à moins de 15 mètres si une tente, un éclairage ou un appareil le demande, ainsi que l’eau et des sanitaires pour l’équipe.
• 13.3 Accès : Les laissez-passer de l’équipe et un stationnement collé au poste pour le véhicule de matériel.
• 13.4 Options de terrain : La signalisation, les radios et la patrouille à vélo s’utilisent dans les zones que l’Organisateur a rendues praticables et autorisées.

14. Corridor d’urgence

• 14.1 Voie dégagée : L’Organisateur garde en tout temps un corridor carrossable entre le poste médical et la voie publique.
• 14.2 Responsable joignable : Un responsable de la sécurité du site peut ouvrir les barrières et escorter un véhicule d’urgence, par radio ou téléphone.

15. Autonomie clinique

• 15.1 Jugement clinique : L’évaluation, les soins, la recommandation d’arrêter un athlète et l’appel au 911 appartiennent à l’équipe de MÉDAXIA.
• 15.2 Sans ingérence : Ni l’Organisateur, ni un entraîneur, ni un commanditaire ne retarde une prise en charge ou une évacuation jugée nécessaire.

16. Sécurité du personnel

• 16.1 Foule : L’Organisateur maintient l’ordre autour du poste et pendant les interventions.
• 16.2 Repli : Devant un danger imminent pour l’équipe, le chef d’équipe peut replier le personnel en zone sûre jusqu’à ce que le site soit sécurisé, sans réduction des honoraires du forfait. L’article 7 continue de s’appliquer au matériel qui n’aura pas été livré.

17. Modifications

• 17.1 Avant l’événement : Un changement d’horaire, de forfait ou d’options à moins de dix (10) jours est traité selon le personnel et le matériel encore libres.
• 17.2 Le jour même : Une heure ajoutée à la demande du Client, ou exigée par un soin encore en cours à la fermeture, est facturée par tranche de trente (30) minutes selon la Politique de paiement.
• 17.3 Option heure flexible : Le tarif de 45,00 $ / h couvre une heure de souplesse convenue à l’avance. Il ne remplace pas les heures supplémentaires non prévues.

18. Annulation

• 18.1 Plus de 14 jours : L’acompte peut être reporté sans frais sur une date dans les douze (12) mois, ou remboursé sous déduction de 150,00 $ CA de frais de dossier.
• 18.2 De 14 jours à 72 heures : L’acompte de 30 % reste acquis, pour la réservation de l’équipe et du matériel.
• 18.3 Moins de 72 heures : 75 % du total de la soumission, options comprises, devient exigible.
• 18.4 Équipe déjà sur place : 100 % de la journée prévue reste dû, même si l’événement est écourté. Un crédit de l’article 7 s’applique néanmoins si un équipement promis n’a pas été livré.

19. Météo et force majeure

• 19.1 Beau temps, mauvais temps : La pluie, le froid ou la chaleur habituels ne sont pas un cas de force majeure. Les équipes se déploient quand même.
• 19.2 Force majeure : Devant un événement imprévisible et irrésistible au sens de l’article 1470 du Code civil du Québec, notamment un décret qui interdit le rassemblement, l’acompte est reporté sans frais sur la nouvelle date.
• 19.3 Matériel empêché : Si la force majeure empêche uniquement une option, l’article 7 s’applique à cette option et le reste du dispositif est maintenu lorsque c’est encore possible.

20. Assurances

• 20.1 Police de MÉDAXIA : Responsabilité civile générale et responsabilité professionnelle médicale d’au moins 5 000 000 $ CA pour les opérations au Québec. Une attestation est fournie sur demande.
• 20.2 Police du Client : L’Organisateur détient une assurance responsabilité civile d’événement couvrant son site, ses installations et ses participants, et en fournit la preuve sur demande.

21. Responsabilité

• 21.1 Plafond : Sous réserve de l’article 1474 du Code civil du Québec, la responsabilité de MÉDAXIA pour un dommage matériel, une perte d’exploitation ou un préjudice financier indirect est limitée au montant hors taxes payé pour le contrat concerné.
• 21.2 Exclusions : MÉDAXIA n’est pas responsable des blessures causées par une défectuosité des installations du Client, ni des délais du 911 dus à la circulation ou à un corridor bloqué.
• 21.3 Matériel manquant : Le recours du Client pour une option ou une pièce de forfait non livrée est d’abord le crédit de l’article 7. Ce crédit ne limite pas la responsabilité en cas de faute lourde ou de préjudice corporel, dans la mesure où la loi l’interdit.

22. Confidentialité

• 22.1 Dossier clinique : Les fiches nominatives restent dans le dossier chiffré de MÉDAXIA, selon la Politique de confidentialité (Loi 25).
• 22.2 Bilan remis au Client : Le bilan statistique, qu’il soit inclus ou commandé à 40,00 $ par événement, est anonymisé. Il ne nomme aucun patient.
• 22.3 Plan d’urgence : Le PUM préparé pour le Client lui est remis pour son événement. MÉDAXIA en conserve un exemplaire pour l’exécution du contrat.

23. Portails numériques

• 23.1 Identifiants : Le Client protège ses accès et avise MÉDAXIA s’il croit qu’ils sont compromis.
• 23.2 Preuve : Selon la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, c. C-1.1), l’acceptation d’une soumission, le choix des options et les journaux du Portail font foi entre les parties.
• 23.3 Usage interdit : Il est interdit de contourner les accès, d’extraire des données en masse ou de nuire au fonctionnement de la plateforme.

24. Propriété intellectuelle

• 24.1 Actifs : Le nom MÉDAXIA, les logos, les plans d’intervention, la grille et l’interface restent la propriété de MÉDAXIA.
• 24.2 Références : Sauf refus écrit du Client, MÉDAXIA peut nommer l’événement parmi ses références, sans publier de renseignement clinique.