Politique de paiement & facturation.

1. Objet

• 1.1 Portée : Cette politique régit les soumissions, acomptes, factures, crédits et remboursements des services de MÉDAXIA Inc. au Québec.
• 1.2 Ce qui est détaillé : Chaque soumission sépare le forfait, les heures, les options incluses, les options ajoutées, les déplacements et les taxes. Il n’y a pas de frais cachés.
• 1.3 Lien avec les conditions : Les règles de disponibilité du matériel et d’ajustement du prix sont aux articles 6 et 7 des Conditions et modalités de service. La présente politique dit comment ce crédit est facturé et encaissé.

2. Devise et tarifs

• 2.1 Dollars canadiens : Tous les montants du site, du calculateur, des soumissions et des factures sont en dollars canadiens ($ CA).
• 2.2 Prix garanti : Le prix d’une soumission officielle est garanti trente (30) jours et devient ferme à l’acceptation, sous réserve d’un crédit d’inventaire ou d’heures réellement ajoutées.
• 2.3 Grille officielle : Les prix d’options cités ici sont ceux de la grille en vigueur le 9 novembre 2026. La soumission acceptée prime pour un événement donné.

3. Forfaits horaires

• 3.1 Calcul : Pour Éco, Essentiel, Sport, Pro et Élite, le montant du forfait égale le tarif horaire par intervenant, multiplié par le nombre d’intervenants et par les heures du bloc. Le minimum est de quatre (4) heures par journée.
• 3.2 Tarifs publiés, par intervenant : Éco, environ 40,00 $ CA / h. Essentiel, 48,00 $ CA / h. Sport, 55,00 $ CA / h. Pro, 60,00 $ CA / h. Élite, 66,00 $ CA / h.
• 3.3 Équipe : Pro prévoit deux intervenants et Élite en prévoit deux ou trois. Chaque personne est facturée à son tarif horaire. Le total d’équipe n’est pas un prix forfaitaire.
• 3.4 Sur-Mesure : La main-d’œuvre est indiquée « sur devis » tant que le site n’a pas été lu. Les options cochées ont néanmoins un prix de grille et figurent à part dans le total.
• 3.5 Options déjà incluses : Elles valent zéro en ligne supplémentaire. Les retirer de la facture serait une double économie, sauf si l’article 6 s’applique parce qu’elles n’ont pas été livrées.

4. Options à la journée

• 4.1 Ce qui est quotidien : Les sept trousses médicales et les cinq éléments de logistique (tente, patrouille vélo, éclairage LED, radios, signalisation) se facturent à la journée d’option.
• 4.2 Nombre de journées : On compte une journée par tranche de huit (8) heures commencée, avec un minimum d’une journée. Exemple : six heures, une journée; dix heures, deux journées.
• 4.3 Prix de grille, avant taxes, à la journée : DEA 35,00 $; Trauma 40,00 $; Soins sportifs 40,00 $; Voies aériennes 30,00 $; Thermique 25,00 $; Pédiatrie et maternité 35,00 $; Brûlures et ophtalmique 22,00 $; tente médicale 85,00 $; patrouille vélo 65,00 $; éclairage LED 30,00 $; radios 25,00 $; signalisation 22,00 $.
• 4.4 Ligne de facture : Chaque option retenue produit une ligne : nom, prix unitaire, nombre de journées et total. Une option incluse n’y figure pas comme supplément.
• 4.5 Plusieurs jours d’événement : Un festival de trois jours avec une présence de six heures par jour compte trois journées d’option, sauf si la soumission regroupe autrement les heures par écrit.

5. Options au forfait

• 5.1 Montant à l’événement : Le plan d’urgence / PUM (135,00 $), le bilan statistique (40,00 $) et le briefing sécurité (45,00 $) se facturent une fois, quelle que soit la durée. L’heure flexible (45,00 $ / h) reste un tarif horaire.
• 5.2 Moment : Ces services sont exigibles avec le reste de la soumission dès l’acceptation. Le livrable (texte du PUM, bilan, briefing tenu) suit le calendrier écrit dans la soumission.
• 5.3 Bilan et confidentialité : Le bilan statistique est un rapport anonymisé. Son prix ne donne pas accès aux fiches de patients.
• 5.4 Heure flexible : Les 45,00 $ / h rémunèrent une heure de souplesse convenue avant l’événement. Ils ne couvrent pas une prolongation décidée sur place, laquelle suit l’article 15.
• 5.5 Non livré : Un forfait fixe commandé mais non exécuté est crédité en entier, selon l’article 6.

6. Ajustement d’inventaire

• 6.1 Déclencheur : Dès qu’une trousse, une tente, une radio ou tout autre élément inclus ou commandé ne peut pas être fourni, MÉDAXIA avise le Client avant l’événement et calcule le crédit.
• 6.2 Montant du crédit : Prix officiel de la grille, multiplié par les journées d’option prévues, ou le montant fixe s’il s’agit d’un service. Les taxes sur cette somme sont aussi créditées.
• 6.3 Élément inclus : Le crédit est soustrait du forfait même si l’élément n’avait pas sa propre ligne. Le Client n’est pas laissé à payer le plein tarif pour un dispositif incomplet.
• 6.4 Remplacement : Le Client peut accepter le crédit ou choisir une option de remplacement encore disponible. La facture montre l’élément retiré, l’élément ajouté et l’écart.
• 6.5 Acompte déjà versé : L’acompte reçu est imputé sur le nouveau total. S’il dépasse ce total, l’excédent est porté en crédit sur la facture finale ou remboursé dans les dix (10) jours ouvrables, au choix écrit du Client.
• 6.6 Dernière minute : Un ajustement connu à moins de quarante-huit (48) heures, ou constaté à l’arrivée, est inscrit sur la facture finale émise après l’événement. Il n’attend pas un nouveau cycle de soumission.
• 6.7 Note de crédit : Le crédit d’inventaire prend la forme d’une ligne négative ou d’une note de crédit, avec le nom de l’élément et la référence à la grille. Il n’est pas noyé dans un rabais global sans explication.

7. Acompte de 30 %

• 7.1 Assiette : L’acompte est de trente pour cent (30 %) du total accepté, options ajoutées comprises, plus les taxes applicables à cet acompte.
• 7.2 Quand il est dû : Dès l’acceptation, afin de bloquer la date, l’équipe et le matériel réservé.
• 7.3 Effet suspensif : Sans l’acompte, ou sans bon de commande public, la réservation reste provisoire.
• 7.4 Après un crédit : Si un ajustement d’inventaire réduit le contrat avant le déploiement, l’acompte déjà demandé est recalculé sur le nouveau total. On ne conserve pas 30 % d’un équipement retiré.

8. Calendrier

• 8.1 Facture d’acompte : À l’acceptation, la facture montre l’acompte de 30 % et le solde prévu de 70 %, avec le détail du forfait et des options.
• 8.2 Facture finale : Dans les quarante-huit (48) heures ouvrables après l’événement, la facture est mise à jour : heures supplémentaires, options réellement livrées et crédits d’inventaire.
• 8.3 Événements longs : Un festival de plusieurs semaines ou une entente annuelle peut être facturé par étape, si c’est écrit à l’avance.

9. Échéances privées

• 9.1 Net 7 jours : Promoteurs privés, comités et OBNL sans entente-cadre : le solde est dû au plus tard sept (7) jours ouvrables après l’événement.
• 9.2 Première réservation urgente : Pour une première demande à moins de dix (10) jours de l’événement, MÉDAXIA peut exiger 100 % avant le déploiement. Un crédit d’inventaire ultérieur est alors remboursé ou porté au compte.

10. Net 15 et Net 30

• 10.1 Entreprises et fédérations : Compte vérifié, solde à quinze (15) jours civils de la facture.
• 10.2 Secteur public : Municipalités, MRC, centres de services scolaires, cégeps et universités : Net 30 jours civils, sur bon de commande ou résolution.
• 10.3 Le crédit ne retarde pas le reste : Un crédit d’inventaire en discussion ne reporte pas l’échéance de la portion non contestée.

11. Paiement par carte

• 11.1 Stripe : L’acompte ou le solde peut être payé par Visa, Mastercard ou American Express dans le Portail.
• 11.2 Carte non conservée : Le numéro complet est traité par Stripe. Il n’est pas enregistré sur les serveurs de MÉDAXIA.
• 11.3 Reçu : Une transaction acceptée marque la facture « Acompte payé » ou « Payée » et le reçu reste au dossier.

12. Virements et chèques

• 12.1 Virement : Les clients corporatifs et publics peuvent payer par dépôt direct selon les coordonnées de la facture PDF.
• 12.2 Interac : Accepté sous 10 000 $ CA, avec le numéro de facture en référence.
• 12.3 Chèque : Libellé à l’ordre de MÉDAXIA Inc. et posté au 1450, rue King Ouest, bureau 210, Sherbrooke (Québec) J1J 2B8. Aucun argent comptant n’est pris sur le terrain.

13. Taxes

• 13.1 Services taxables : La couverture événementielle et les options sont taxables selon la Loi sur la taxe d’accise et la Loi sur la taxe de vente du Québec.
• 13.2 Taux : TPS de 5,0 % et TVQ de 9,975 % sur le sous-total, après les crédits d’inventaire. Le taux combiné est de 14,975 %.
• 13.3 Numéros : Les numéros de TPS et de TVQ figurent sur chaque facture pour les crédits de taxes sur les intrants.

14. Bons de commande

• 14.1 Numéro à fournir : Si un bon de commande est exigé, il doit être transmis à l’acceptation, avec le forfait et les options qu’il couvre.
• 14.2 Pas un report d’échéance : L’absence du numéro interne du Client ne retarde pas l’échéance de la facture.
• 14.3 Écart de bon de commande : Un bon émis pour un montant qui ignore une option acceptée ne réduit pas le prix. L’écart est facturé. Un bon qui vise un équipement ensuite retiré est corrigé par note de crédit.

15. Prolongation

• 15.1 Tranches de 30 minutes : Le temps au-delà de l’heure de fin, y compris un soin encore en cours, se facture par tranche indivisible de trente (30) minutes et par intervenant prévu au forfait.
• 15.2 Taux : Jusqu’à douze (12) heures continues, le taux horaire du forfait s’applique. Au-delà de douze heures, ou après 23 h 00 si la nuit n’était pas prévue, le taux horaire est majoré de 50 %.
• 15.3 Options quotidiennes : Une prolongation qui fait passer un bloc de huit heures ou moins à plus de huit heures ajoute une journée d’option aux trousses et à la logistique facturées à la journée. Les forfaits fixes ne changent pas.

16. Déplacements

• 16.1 Rayon de 35 km : Aucun frais de déplacement dans les 35 kilomètres autour du siège de Sherbrooke.
• 16.2 Au-delà : 0,75 $ CA du kilomètre aller-retour, par véhicule d’équipe, plus le temps de transit indiqué à part.
• 16.3 Loin ou tard : À plus de 120 km, sur plusieurs jours, ou si la fin est après 22 h 00, l’hébergement et les repas prévus sont écrits dans la soumission.

17. Matériel et trousses

• 17.1 Consommables courants : Pansements, bandages, glace instantanée, gants, désinfectant et oxygène d’usage normal sont compris dans le déploiement, sans ligne supplémentaire.
• 17.2 Immobilisation : Elle se fait sur planche dorsale et avec le matériel de terrain. Aucune civière mécanique n’est louée, incluse ou facturée.
• 17.3 Garde entre deux jours : Si une tente, des radios ou une planche restent sur le site entre deux journées, l’Organisateur répond du bris, du vandalisme ou du vol survenus sous la garde de sa sécurité. L’usure normale et une panne annoncée selon l’article 6 ne sont pas à sa charge.

18. Retards et intérêts

• 18.1 Intérêt : Un solde en retard porte intérêt de 1,5 % par mois (18,0 % par année), sans mise en demeure, calculé chaque jour.
• 18.2 Paiement refusé : Un chèque ou un paiement retourné coûte 45,00 $ CA de frais par incident.
• 18.3 Recouvrement : Les frais raisonnables de recouvrement s’ajoutent au solde, dans les limites du droit québécois.
• 18.4 Crédit d’abord : Les intérêts ne courent pas sur une somme qui fait l’objet d’un crédit d’inventaire déjà reconnu par MÉDAXIA.

19. Suspension

• 19.1 Acompte impayé : Si l’acompte manque encore soixante-douze (72) heures avant le début, malgré un rappel, MÉDAXIA peut annuler le déploiement sans autre responsabilité que de libérer la date.
• 19.2 Compte en souffrance : Aucune nouvelle date n’est confirmée si une facture est échue depuis plus de soixante (60) jours, jusqu’au paiement de l’arriéré.

20. Contestation

• 20.1 Dix jours : Une question sur une ligne de facture doit être écrite dans les dix (10) jours ouvrables, par le Portail ou à [email protected]. Après ce délai, la facture est tenue pour acceptée.
• 20.2 Portion claire : Contester une demi-heure ou une option ne dispense pas de payer le reste à l’échéance.
• 20.3 Remboursement : Un remboursement ou une note de crédit est émis dans les dix (10) jours ouvrables, par le même mode que le paiement initial lorsque c’est possible.
• 20.4 Inventaire : Un crédit d’inventaire demandé dans ce délai est vérifié contre la grille et contre l’avis envoyé avant l’événement. S’il est fondé, il est appliqué même si la facture finale l’avait omis.